Il existe plusieurs moyens d’instaurer un suivi d’activité efficace. Il existe bien sûr des logiciels spécialisés, mais pas toujours adaptés aux caractéristiques de votre entreprise ou organisation. Certains progiciels de gestion intégrés proposent cette fonctionnalité, mais sous un format souvent décevant. Un responsable de PME peut utiliser ce modèle accessible pour effectuer le suivi des projets par catégorie et par employé chargé de ces projets. Il est aisé de mettre en évidence les valeurs déficitaires ou excédentaires grâce à la calculatrice intégrée à partir de la mise en forme conditionnelle et la saisie de l’utilisateur.
Le tableau de suivi d’activité se présente sous la forme d’un calendrier de gestion de projet, ou diagramme de Gantt. Il s’agit de visualiser l’avancement des tâches et leur étalement dans le temps. Il s’agit donc d’un tableau de suivi des actions Excel permettant d’avoir une vision globale du projet, donc plus macro que la fiche de suivi d’activité.
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Ce calendrier peut aussi être utilisé comme un diagramme de Gantt, montrant l’avancée des différentes actions. Utilisez différentes couleurs pour colorer les cases et montrez ainsi les tâches en retard ou en avance, ou encore pour mettre en relief les tâches importances ou décisives. Ces différentes remontées devront donc être rassemblées dans un tableau de bord ou tableau de suivi d’activité. Plutôt que de créer un calendrier sur Excel, vous pouvez automatiquement afficher chaque projet sous forme de calendrier et aisément basculer entre les listes et les calendriers.
Vous n’aurez pas forcément besoin de mettre cela dans votre rétroplanning. La dernière partie de la première étape consiste à mettre dans l’ordre l’ensemble des tâches que vous aurez listées. Certaines tâches dépendront d’autres et ne pourront pas être réalisées tant que d’autres n’ont pas été terminées. Pour ce qui est de la couleur, il est possible d’ajouter une condition pour afficher les barres avec plusieurs couleurs différentes.
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Une fois les champs renseignés, le diagramme de Gantt indique immédiatement si les tâches s’exécutent parallèlement ou l’une après l’autre. Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire. Ce document est bien entendu à adapter en fonction de votre projet, de vos deadlines, et autres facteurs pouvant impacter votre planification inversée.
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L’idée de base derrière les diagrammes de Gantt est de nommer d’abord les tâches et les sous-tâches, puis de déterminer le temps nécessaire à leur réalisation. Un plan de projet consiste donc en une série de tâches connexes qui doivent être accomplies dans un certain ordre. Pas de panique, nous vous proposons gratuitement un modèle au format Excel à télécharger. La planification inversée consiste donc à lister les différentes tâches nécessaires à la conclusion du projet et à contraindre leur réalisation dans le temps. Il vous aide à mieux gérer votre temps et à visualiser le projet sous la forme d’un calendrier, mettant en évidence les différentes étapes du processus. Non seulement, vous allez perdre un temps précieux à essayer de récupérer ou de retrouver les informations perdues, mais cette petite erreur pourrait entraîner l’échec de votre projet.
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