L’un des points délicats de la mobilité mondiale est la manière dont certaines dépenses des employés sont considérées et réglementées par les lois locales. Récemment, un de nos lecteur nous a demandé comment gérer une allocation de voiture et un remboursement de kilométrage pour un déplacement d’un  employé affecté en France. Sur notre site vous avez un modèle excel pour l’enregistrement et remboursement d’un déplacement GRATUIT à télécharger

Il existe deux situations possibles avec des règles distinctes :

  • Conduite d’une voiture fournie par l’entreprise (location) ou;
  • Utilisation d’un véhicule personnel pour l’activité professionnelle (remboursement).

Pour compliquer encore les choses, le taux de remboursement du kilométrage dépendra du type de voiture utilisée et de la puissance du moteur. Le taux varie également en fonction du nombre de kilomètres parcourus pour les besoins de l’activité professionnelle.

Taux de remboursement lorsqu’un employé utilise sa propre voiture

Le remboursement des kilomètres est non imposable en France et exonéré de cotisations sociales (dans ces limites). Voici un rapide aperçu du remboursement estimé pour un véhicule 6HP :

  • Jusqu’à 5000 KM = distance x .568 Euros
  • De 5001 KM à 20 000 KM = distance x,32 euros (plus une prime forfaitaire de 1244 euros)
  • Plus de 20.000KM = distance x .382

Ces taux changent pour les véhicules de moins ou de plus de puissance, il faut donc connaître le type de voiture avant de calculer le taux. Tout cela doit être rapproché à la fin de l’année pour déterminer le taux de remboursement correct, ce qu’un service des ressources humaines peut être amené à faire depuis l’étranger. C’est ce qui s’est passé avec notre client, et une fois que nous avons connu le type de voiture, nous avons pu lui donner le taux de remboursement correct.

Il y a deux autres règles relatives aux voitures qu’il est bon de connaître en France :

Utilisation d’une voiture de société

Si l’entreprise est propriétaire de la voiture et la met à la disposition du salarié, il s’agit alors d’un avantage en nature imposable, égal à 9 % du prix d’achat (pour les voitures neuves) ou à 30 % du paiement pour les voitures en leasing. Ces montants sont ajoutés mensuellement à la masse salariale.

Location de voiture

Une entreprise peut également accorder à un employé une indemnité pour l’achat d’une voiture à la fois pour son usage personnel et professionnel, et le montant total est imposable pour l’employé. (mais ils peuvent être remboursés pour l’utilisation par l’entreprise sur la base de la formule ci-dessus)

Toutes ces règles et ces calculs différents de la paie peuvent prendre beaucoup de temps pour les services des ressources humaines qui ne connaissent pas les lois françaises. C’est là que sos-excel.fr peut simplifier considérablement l’affectation de vos employés, en vous offres plusieurs exemples de modeles Excel de tous les aspects de la paie, des retenues à la source, des cotisations et des déductions, afin de garantir le respect total des règles françaises, et que vous puissiez les adapter selon vos besoins.

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