Une facture est simplement un document qui énumère les produits ou services qu’une entreprise fournit à un client et établit une obligation de la part du client de payer l’entreprise pour ces produits et services.

La facturation est cruciale pour les petites entreprises, car les factures sont les documents commerciaux qui permettent aux entreprises d’être payées pour leurs services.

Une façon courante de commencer à facturer consiste à utiliser des modèles de factures. Les modèles de factures vous font gagner du temps, de sorte que vous n’avez pas à remplir les mêmes informations chaque fois que vous établissez un document de facturation. Si vous voulez aller un peu plus loin, FreshBooks propose également des logiciels de facturation ridiculement faciles à utiliser.

Les factures ont une fonction importante, tant pour l’entreprise qui les envoie que pour le client qui les reçoit. Pour les petites entreprises, une facture contribue à accélérer le processus de paiement en donnant aux clients une notification du paiement dû. Pour les clients, les factures fournissent un enregistrement organisé d’une dépense avec des détails détaillés, et peuvent aider à la tenue des registres.

Ces rubriques vous aideront à comprendre ce qu’est une facture afin que vous puissiez créer des factures pour les petites entreprises :

  • Quelle est la définition de la facture ?
  • À quoi sert ?
  • Qu’est-ce qu’un numéro d’identification de facture ?
  • Comment attribuer des numéros de facture ?
  • À quoi ressemble une facture ?

Quelle est la définition d’une facture ?

Le terme “facture” est défini par l’Oxford English Dictionary comme “une liste de biens envoyés ou de services fournis, avec un relevé de la somme due pour ceux-ci ; une facture”.

Les factures sont l’épine dorsale du système comptable des petites entreprises. Une facture indique à votre client combien il vous doit, quand le paiement est dû et quels services vous avez fournis.

À quoi sert une facture ?

Les factures sont utilisées comme document source pour la comptabilité des entreprises. Les factures sont utiles pour enregistrer toutes les transactions de vente qu’une entreprise effectue avec ses clients. Les factures sont utilisées par les entreprises à des fins diverses, notamment

demander aux clients de payer en temps voulu
Pour suivre les ventes
Pour le suivi des stocks, pour les entreprises qui vendent des produits
Prévoir les ventes futures en utilisant des données historiques
Pour enregistrer les recettes des entreprises pour les déclarations fiscales

Qu’est-ce qu’un numéro ou identifiant de facture ?

Un numéro d’identification de facture, également appelé numéro de facture, est un numéro unique attribué à chaque facture générée par une entreprise. Le numéro de facture est un élément crucial de la facture car il permet à une entreprise d’identifier facilement les transactions individuelles avec ses clients et d’y faire référence.

Un numéro d’identification de facture peut comporter à la fois des chiffres et des lettres. Bien que les factures ne doivent pas nécessairement être numérotées de manière séquentielle, vous devez établir un système d’identification de facture cohérent et veiller à ne pas attribuer un numéro de facture plus d’une fois.

Comment attribuer un numéro de facture

Il existe différentes approches que les entreprises peuvent adopter pour attribuer des numéros de facture. Voici quelques approches communes pour l’attribution des numéros de facture :

SEQUENTIEL

C’est la façon la plus simple d’attribuer des numéros de facture et c’est la méthode par défaut adoptée par la plupart des logiciels de facturation basés sur le cloud. Pour attribuer des numéros de facture séquentiels, vous devez commencer par n’importe quel numéro (généralement 1) et attribuer à chaque facture suivante le numéro suivant dans la séquence. Par exemple :

  • F n°001
  • F n°002
  • F n°003

Les numéros de facture séquentiels permettent de rester cohérent et garantissent que vous n’attribuerez jamais de numéros de facture en double.

CHRONOLOGIQUE

Pour attribuer des numéros de facture par la méthode chronologique, vous triez toutes les factures par la date à laquelle elles ont été générées. La première série de numéros dans l’ID se rapportera donc toujours à la date. Après la date, votre numéro comprendra également les numéros uniques attribués. Vous pouvez utiliser le format de date que vous souhaitez par numéros chronologiques. Par exemple, si une facture est créée le 30 septembre 2018 et que le numéro unique est 0022, vous pouvez attribuer ce numéro à la facture : 2018-09-30-0022.

PAR IDENTIFICATION DU CLIENT

Certaines entreprises attribuent un numéro d’identification unique à chacun de leurs clients, et vous pouvez utiliser le numéro d’identification du client pour attribuer des numéros de facture. Le processus d’attribution des numéros de facture par ID client est similaire au processus de numérotation chronologique. Le numéro de facture commence par le numéro d’identification du client, puis un numéro unique suit. Par exemple, si vous avez attribué à votre client un numéro d’identification client de 490 et que le numéro unique que vous utilisez est 004, vous pouvez utiliser l’approche de l’identification client pour attribuer un numéro de facture de 490-004.

PAR IDENTIFICATION DE PROJET

Si votre entreprise travaille sur plusieurs projets à la fois et que vous facturez vos clients par projet, vous pouvez attribuer des numéros par ID de projet. Cette méthode est courante dans le secteur de la construction. Pour attribuer des numéros par ID de projet, la première partie de votre numéro fera référence à l’ID du projet et la deuxième partie sera un numéro séquentiel permettant de différencier les différentes factures émises pour ce projet spécifique. Par exemple, si vous créez une facture pour votre projet 6222, vous pouvez attribuer le numéro 6222-001 à votre première facture pour le projet.

À quoi ressemble une facture ?

Une facture professionnelle aura l’air propre, lisible et simple tout en fournissant tous les détails sur les services fournis et le paiement requis par le client. Une facture professionnelle doit toujours inclure :

  • Les données de votre entreprise
  • Les coordonnées de votre client
  • Un numéro d’identification ou de facture
  • Conditions et délais de paiement
  • Une liste détaillée des services rendus
  • Le montant dû

Vous cherchez des conseils en matière de design pour vous aider à créer un document de facturation d’aspect professionnel qui se démarque ? Consultez ce guide à l’intention des petites entreprises sur la manière de concevoir des factures.

Comment facturer a mes clients ?

Pour facturer vos clients, vous devez créer et envoyer le document dès que vous avez terminé le travail sur un projet. De cette façon, les détails du travail seront frais dans votre esprit et vous devriez recevoir le paiement le plus rapidement possible. Assurez-vous que votre facture comporte tous les détails dont vos clients auront besoin pour vous payer, notamment le nom de votre entreprise, la date d’échéance de la facture et le montant total dû.

Pour plus d’information visiter notre site web ou le site du ministère de gouvernement de France

 

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